Lima Angka yang Perlu Dibaca Setiap Tutup Toko

Laporan harian toko yang berguna adalah lima angka yang dibaca setiap hari, bukan dua puluh angka yang dibaca sebulan sekali. Masalah di toko kecil jarang datang sekaligus — ia menumpuk dari selisih kas Rp 20.000, nota yang dibatalkan tanpa alasan, dan piutang yang tidak ditagih. Lima angka ini menangkapnya saat masih kecil.

Waktu yang dibutuhkan: tiga menit, setelah pintu ditutup dan sebelum laci dikunci.

1. Penjualan hari ini, dibandingkan hari yang sama minggu lalu

Bukan dibandingkan kemarin. Sabtu selalu berbeda dengan Jumat, dan tanggal muda berbeda dengan tanggal tua. Perbandingan yang adil adalah hari yang sama minggu lalu.

Turun 10% sesekali tidak berarti apa-apa. Turun 10% tiga minggu berturut-turut pada hari yang sama berarti sesuatu — pesaing baru, barang pancingan yang sering kosong, atau kasir yang menutup lebih awal.

2. Jumlah nota, bukan cuma rupiahnya

Omzet Rp 2.500.000 dari 80 nota dan Rp 2.500.000 dari 20 nota adalah dua toko yang berbeda. Yang pertama hidup dari lalu lintas; yang kedua dari beberapa pembeli besar.

Kalau omzet tetap tapi jumlah nota turun, pembeli kecil mulai berkurang — dan mereka biasanya yang pertama pergi saat ada yang lebih dekat atau lebih murah. Kalau jumlah nota naik tapi omzet tetap, rata-rata belanja turun; mungkin barang utama sering kosong.

3. Kas fisik dibandingkan kas menurut catatan

Ini angka yang paling sering dilewati, dan paling mahal untuk dilewati.

Hitung uang di laci. Bandingkan dengan yang seharusnya ada: kas awal, ditambah penjualan tunai, ditambah pemasukan yang dicatat, dikurangi pengeluaran yang dicatat. Selisihnya harus nol.

Selisih kecil yang konsisten arahnya adalah masalah, bahkan kalau nilainya kecil. Kurang Rp 15.000 setiap hari selama sebulan bukan salah hitung. Lebih Rp 15.000 setiap hari juga bukan hal baik — itu berarti ada penjualan yang tidak dicatat.

Aturannya: hitung kas setiap hari, catat hasilnya, dan catat selisihnya kalau ada. Selisih yang dicatat bisa diselidiki. Selisih yang tidak dicatat hilang bersama harinya.

4. Nota yang dibatalkan hari ini

Nota batal adalah hal yang normal — pembeli berubah pikiran, kasir salah pilih barang. Yang tidak normal adalah pola.

Yang perlu dilihat setiap hari:

• berapa nota dibatalkan
• siapa yang membatalkan
• apakah nota yang dibatalkan sudah dibayar sebelumnya

Tiga nota batal dalam sehari dari kasir yang sama, semuanya setelah dibayar tunai, adalah sesuatu yang perlu ditanyakan besok pagi. Dengan nada bertanya, bukan menuduh — tapi ditanyakan.

5. Piutang yang jatuh tempo hari ini

Bukan total piutang — itu angka bulanan. Yang harian adalah siapa yang seharusnya membayar hari ini dan belum, plus pesanan yang janji ambilnya hari ini dan belum diambil.

Dua-duanya adalah daftar telepon untuk besok pagi. Menagih sehari setelah jatuh tempo terasa wajar bagi semua orang. Menagih sebulan setelahnya terasa seperti konflik, dan itulah kenapa piutang yang telat sebulan biasanya telat tiga bulan.

Yang tidak perlu dibaca setiap hari

Sengaja tidak ada di daftar: laba, stok, dan penjualan per barang. Bukan karena tidak penting, tapi karena angkanya tidak berubah berarti dalam sehari, dan membacanya setiap hari membuatmu bereaksi terhadap kebisingan.

• Laba dibaca mingguan, setelah margin per barang sempat terbentuk.
• Stok yang menipis dibaca saat mau belanja ke supplier.
• Penjualan per barang dibaca bulanan, untuk menentukan harga dan barang mana yang tidak perlu dipesan lagi.

Kalau laporannya harus dihitung dulu

Semua di atas hanya berhasil kalau lima angka itu sudah ada saat kamu menutup toko — bukan harus dijumlahkan dulu dari nota-nota hari ini. Laporan yang butuh setengah jam untuk disusun tidak akan dibaca setiap hari, apa pun niatnya.

Di Selsiro, dashboard menampilkan order, penjualan, piutang, dan pesanan tertunda hari ini begitu dibuka, tanpa proses tutup buku. Hitung Kas membandingkan laci dengan catatan dan menyimpan selisihnya sebagai catatan yang bisa dibuka lagi. Laporan penjualan bisa dibandingkan dengan periode sebelumnya dan disaring per kasir, dan nota yang dibatalkan tetap ada di riwayat lengkap dengan siapa yang membatalkannya.